36協定特別条項の適用手続

＜36協定の特別条項とは＞

労働基準法第36条では、法定労働時間を超えて労働させる場合や法定休日に労働させる場合には、使用者と労働者の過半数代表等との間で労使協定（いわゆる36協定）を締結し、所轄労働基準監督署へ届け出ることが必要とされています。原則として、時間外労働の上限は月45時間・年360時間とされています。

また、予見困難な業務量の増加等による臨時的な特別の事情がある場合には、特別条項付き36協定を締結することで、この原則上限を超える時間外労働を行わせることが可能です。

ただし、特別条項を適用する場合であっても、以下の上限は遵守しなければなりません。

・時間外労働は年間720時間以内

・時間外労働と休日労働の合計が単月100時間未満

・時間外労働と休日労働の合計について、2～6か月平均80時間以内

・月45時間を超える時間外労働は年6回まで

＜特別条項の適用手続＞

36協定の中には、「限度時間を超えて労働させる場合における手続」（＝特別条項の適用手続）を定める欄があり、その手続に則り対応する必要があります。

手続の内容は法令上の定めはありませんが、一般的に「①労使協議方式」と「②通告方式」のいずれかがとられます。

①労使協議方式

労使協議方式の場合は、特別条項の適用が必要となった時点で、会社と労働者代表等との間で協議を実施します。協議においては、適用事由、対象部署、対象者、見込まれる時間外労働時間数、適用期間等を説明し、特別条項適用の必要性を確認することになります。法令上、議事録作成が義務付けられているわけではありませんが、後日の説明や監査対応等に備え、議事録やメール等で記録を残しておくことが望ましいでしょう。

②通告方式

会社が特別条項の適用を決定したうえで、その内容を労働者代表等へ通知します。一般的には、適用事由、対象部署、対象者、見込まれる時間外労働時間数、適用期間等を通知書やメールに記載し、通知した事実が確認できるよう保存しておくことが大切です。

＜適用手続のスケジュール＞

原則として、限度時間を超える労働が発生する前に手続を完了することが望ましいと考えられます。例えば、所属部署から人事部門へ申請を行い、人事部門による確認後、労使協議または通告を実施し、その後に特別条項を適用するという流れが一般的です。

もっとも、システム障害への緊急対応や突発的な顧客対応等、事前の協議や通告を行うことが現実的に困難な場合もあります。そのような場合に対応できるよう、36協定上の記載に「突発的でやむを得ないときは事後手続とすることもある」等添えることも一案です。ただし、事後手続の常態化は不健全なため、事前手続を原則として運用することが適切です。

＜まとめ＞

36協定の特別条項は、あらかじめ締結しているだけで自動的に適用できるものではなく、適用する際には36協定に定めた手続（労使協議や通告等）を実施する必要があります。

実務上は、時間外労働が限度時間を超えることが見込まれた段階で早めに申請・確認を行い、原則として事前に所定の手続を完了させることが重要です。あわせて、法定上限や年間の適用回数を遵守するとともに、協議記録や通知記録を適切に保存し、適正な運用を心掛けることが求められます。

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