個人情報保護方針及び個人情報の取扱いについて

ヒューマンリンク株式会社個人情報保護方針

当社は、人事サービスプロバイダーとしてお客様の問題解決に貢献し、事業を拡大、会社としての発展を図ることでこのサービスを広く社会に定着させることを志向しております。人事サービスプロバイダーとして最も重要と思われるお客様の社員情報等の個人情報保護、また、当社が保有する個人情報保護につき、下記のとおり、万全を尽くしてまいります。

当社は、個人の尊厳を重んじ、個人情報の保護に関する法令及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法令を遵守の上、個人情報及び特定個人情報の適切な保護に努めます。
当社が、個人情報及び特定個人情報を取得する場合は、利用目的、お客様に対する当社の窓口をお知らせした上で、必要な範囲で適正かつ適切に取得します。
当社は、個人情報及び特定個人情報を、通知または公表した利用目的の範囲内で利用し、適切な方法で管理します。特定個人情報については、法定の個人番号関係事務の範囲内で適切に取扱います。
当社は、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することはいたしません。また、法令に定める場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供することはいたしません。
当社は、個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱われることが予定されているものが含まれます）及び特定個人情報について、正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、安全管理措置を講じます。
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いを委託する場合は、安全管理に関し契約を締結し、適切に監督します。
当社は、個人情報及び特定個人情報の管理責任者を明確にし、社内規程を策定することにより管理体制を整備し、これを実効あるものとして運用するとともに継続的改善に努めます。
当社は、個人情報及び特定個人情報を取り扱う全ての役員、従業員及びその他の業務従事者が、個人情報及び特定個人情報の重要性を理解するよう、教育・啓発を実施します。
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関するお問い合わせや苦情等に、適切かつ迅速に対応します。

情報セキュリティ管理責任者
コーポレート本部長 TEL 03-3210-8130

個人情報及び特定個人情報の取扱いについて

1. 特定個人情報を取得・利用する目的

個人番号関係事務（源泉徴収票作成事務、雇用保険届出事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、支払調書作成事務、等）の遂行。

2. 特定個人情報以外の個人情報を取得・利用する目的

(1) 取引先に関する個人情報

当社サービスに関する各種の問合せ･依頼事項に返答するため
当社サービスの提供、連絡、打合せ等の営業活動のため
契約締結・履行、決済など通常取引の管理のため
受託業務遂行のため
お客様満足度調査のため
役員交代の通知、挨拶状の送付など社会的慣習に基づく通知・挨拶のため
当社が提供する商品・サービス等をメール・DM等にてご案内するため

(2) 従業員等に関する個人情報

採用・入社手続きのため
各種教育研修のため
考課、配置転換、表彰、懲戒、退職、電話帳作成、緊急連絡網作成等、人事管理のため
給与、賞与、退職金、経費管理等賃金管理のため
社会保険適用、給付および保険料納付等のため
所得税、住民税等の計算の納付管理のため
健康、安全衛生管理のため
情報通信インフラ（電話、ＰＣ、グループウェア、メールシステム等）利用･維持管理のため

(3) 採用応募者に関する個人情報

書類選考のため
セミナーの開催案内、面接日・筆記試験の連絡等のため

(4) 退職者に関する個人情報

就業期間における雇用管理情報の保管のため
退職後の連絡および書類送付のため
法律上要求される諸手続き、問合せ等のため

(5) その他個人情報

当社施設への入退出管理のため
当社が単独で行うあるいは参加するイベントに参加されたお客様に情報提供を行うため

3. 開示請求等について

当社が保有する個人情報及び特定個人情報（第三者提供記録を含む）に関して、開示・訂正・削除等の請求があった場合は、受託業務遂行の目的でお預かりしている個人情報及び特定個人情報を除き、本人であることを確認した上で、適切かつ速やかに対応いたします。なお、電磁的記録の提供による方法または書面の交付による方法で開示等を希望する場合は、以下の事項を明記した書面、添付書類、返信封筒（書面の交付による方法で開示等を希望する場合のみ）を当社までご送付ください。（書式は任意です）また、開示請求等により当社が収集した個人情報は返却いたしません。当社にて適切に廃棄するものとします。

送付先

〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-2-3 丸の内仲通りビル8F
ヒューマンリンク(株) 内部統制室長宛

記載事項

依頼日
利用目的・開示･訂正･追加･削除･利用停止又は消去・第三者提供の停止の別
該当する個人情報及び特定個人情報の内容
（訂正･追加の場合）訂正･追加後の内容
当社が上記の個人情報及び特定個人情報を保有していると考えられる理由（具体的なイベント名やその時期などをお知らせください）
本人の氏名および捺印
郵便番号･住所
電話番号
メールアドレス
提供方法（電磁的記録の提供による方法または書面の交付による方法）
（代理人を指名する場合）代理人氏名および本人との続柄
（〃）代理人の郵便番号･住所
（〃）代理人の電話番号
（〃）代理人のメールアドレス

添付書類

本人を確認できる書類（運転免許証・パスポート等の写し、本籍地は黒く塗りつぶしてください）
（代理人を指名する場合）代理人の代理権を証明できる委任状
（本人が未成年者の場合）法定代理人と本人の続柄を証明できる住民票等（本籍地は黒く塗りつぶすか、記載のないものを添付してください）
（訂正依頼の場合）訂正後の内容を確認できる書面
利用目的の通知、情報の開示のご請求の場合で、書面の交付による方法で開示等を希望する場合は、返信用封筒（返信用切手を貼付／1回につき書留送料380円分）

〈ご請求に応じられない事由について〉

次に定める場合には、ご請求に応じられないことがあります。その場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、ご請求に応じられない場合についても所定の手数料を頂きます。

請求書・申込書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合など本人が確認できない場合
代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
ご請求内容に不備があった場合
ご請求ならびにお申し込みの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
他の法令に違反することとなる場合

4. 個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する苦情相談窓口

連絡先

〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-2-3 丸の内仲通りビル8F
ヒューマンリンク(株) 個人情報相談窓口（内部統制室長）
TEL 03-3210-8130

制定：2004年9月13日
改定：2024年5月1日

ヒューマンリンク株式会社
代表取締役社長田中啓介