Question
この度、当社の従業員代表を務めている社員が退職をすることとなりました。
その社員の署名捺印により締結した36協定が、当社で現在有効な協定となっているのですが、その社員の退職に伴い、新たな従業員代表を選出して、36協定を締結しなおす必要はありますか。
また、改めて協定する場合、従業員代表の選出を急ぐ必要があります。これまで、従業員代表は、紙での投票により選出していたのですが、効率性を考えて、紙ではなくメールでの投票に切り替えたいと考えています。メールでの投票とすることについて、法令違反になるなどの問題はありますか。
Answer
協定を締結した時点の従業員代表が退職することで、協定を締結し直す必要はありません。
また、従業員代表の選出にあたっては、労働者の過半数がその人の選出を支持していることが明確になる民主的な手続きが取られている必要があります。それを満たす方法であれば、メールでの投票による選出も可能です。
＜基本事項＞
労働基準法では、1日及び1週間の労働時間並びに休日日数を定めていますが、これを超えて時間外労働や休日労働をさせる場合には、予め「36協定」を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。
「36協定」を締結する際は、労働者の過半数で組織する労働組合か、その労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者（従業員代表）と、都度、書面による協定をしなければなりません。
然し、従業員代表と協定を締結することは、協定を成立させるために必要な手続きですが、一度締結した36協定の有効期間中に、従業員代表の退職や、入退社により適用となる労働者数の変動といった状況の変動があったとしても、その変動に応じて改めて協定を締結し直す必要はありません。既に締結している36協定の効力が存続することになります。
また、従業員代表の選出方法、労使協定の締結等を行う者を選出することを明らかにした上で、労働者の過半数が支持していることが明確になる方法をとる必要があります。具体的な方法については、法令上の定めはございません。厚労省のリーフレットでは、投票、挙手といった方法の他、労働者による話し合い、持ち回り決議といった方法が挙げられています。
＜今回のケースについて＞
従業員代表の退職に伴い、直ちに新たな従業員代表を選出しなければならないものではありません。現在の従業員代表と締結した36協定の有効期間の終了により、新たに締結する必要が生じた時など、必要に応じて選出することで良いと考えられます。
また、従業員代表を選出するものであることを明らかにした上で、過半数が支持していることが明確になる方法であれば、メールによる投票とすることも可能です。上記の通り、今回のケースでは、急いで新たな従業員代表を選出する必要はありませんが、従来よりも効率的な選出方法として、この機に投票方法を切り替えることも一案です。
＜参考＞
厚労省WEBサイト内：
「36協定を締結する際には」
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187490.pdfPDF
※本記事の内容は、掲載日時点での法令・世間動向に則ったものであり、以後の法改正等によって最新の情報と合致しなくなる可能性がある旨ご了承ください。